Kế họach tổ chức trung thu “đơn giản và chuyên nghiệp”

Kế hoạch tổ chức trung thu được xây dựng sẵn sẽ giúp cho chương trình sự kiện được diễn ra suôn sẻ và hấp dẫn hơn. Mang lại một tết trung thu ý nghĩa cho con em và CBNV trong công ty. Vậy cách lên kế hoạch như thế nào? Tổ chức ra sao? Các bạn cùng Event Bùi Dũng tìm hiểu thông tin bài viết dưới đây:

Kế hoạch tổ chức trung thu là gì?

Kế hoạch tổ chức trung thu là ý tưởng xây dựng chương trình từ đầu cho đến kết chương trình trước ngày diễn ra sự kiện. Một kế hoạch chỉnh chu sẽ giúp chương trình thành công.

Kế hoach tổ chức trung thu thường phải có ý tưởng sáng tạo. Sự thay đổi mới mẻ nhưng vẫn mang nét truyền thống và ý nghĩa của tết trung thu cổ truyền. Sự thu hút của chương trình sẽ kết nối tình thân giữa ba mẹ và con cái. Tạo một sân chơi vui khỏe và lành mạnh cho các bạn nhỏ thiếu nhi.

Các bước lên kế hoạch tổ chức trung thu

Bước 1: Xác định mục đích tổ chức

Mục đích của tổ chức trung thu được đặt ra là tạo sân chơi lành mạnh, an toàn, bổ ích, vui tươi, phấn khởi cho các em. Thông qua việc thu hút, tập hợp các em tham gia vào hoạt động chương trình. Bên cạnh đó, Trung thu còn là dịp để cha mẹ, các tổ chức, đoàn thể bày tỏ tình cảm, thể hiện sự quan tâm đến con em mình.

Bước 2: Xác định đối tượng tham gia

Tết trung thu chắc chắn không thể thiếu các bạn nhỏ có độ tuổi từ 1 đến 15 tuổi, là đối tượng chính trong chương trình. Bên cạnh đó, tham gia cùng với các bạn nhỏ là những người thân, ba mẹ, anh chị,…luôn đồng hành và bên cạnh các bạn nhỏ.

Ngoài ra, cần xác định số lượng đối tượng tham gia để lựa chọn không gian và thiết bị sự kiện phù hợp. Tạo không gian vui chơi thoải mái cho người tham gia.

Bước 3: Xác định yêu cầu của tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức trung thu cần xác định rõ yêu cầu của sự kiện là gì để tạo ra một sân chơi thú vị, bổ ích và ý nghĩa. Ví dụ một vài yêu cầu như:
Ý tưởng tổ chức sáng tạo, đa dạng
Dành sự quan tâm đặc biệt đến các bạn nhỏ mang đến tiếng cười và ước muốn cho các nhỏ. Tổ chức trung thu cũng cần có cha mẹ luôn đi theo con em mình để tạo không khí đầm ấm, vui tươi, mang ý nghĩa Tết đoàn viên.
Hoàn thành thời gian đã đặt và kịch bản sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch.

Bước 4: Lựa chọn thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức chương trình trung thu cho thiếu nhi nên diễn ra trước 1 đến 2 ngày ngày lễ chính 15/8 âm lịch. Bởi vì tổ chức trung thu sớm sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực của doanh nghiệp tổ chức. Và cũng là thời điểm để người thân của các bạn nhỏ có thời gian nhiều hơn dành cho con em mình.

Hơn nữa, thường vào gần ngày tết trung thu sẽ có rất nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Nếu không tổ chức sớm sẽ dẫn đến sự ồ ạt, hao tổn nhân lực và thiếu vắng người tham gia.

Bước 5: Lựa chọn địa điểm tổ chức

Hiện nay có rất nhiều địa điểm tổ chức sự kiện tết trung thu được chia theo không gian trong nhà và ngoài trời. Chương trình sẽ ý nghĩa và thoải mái hơn khi tổ chức ngoài trời kết hợp với tục phá cỗ trông trăng. Tuy nhiên, sẽ gây ra rủi ro nếu chẳng may gặp thời tiết xấu. Vì vậy, bạn nên cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức được phù hợp.

Còn nếu bạn có ý định thuê Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì bạn sẽ không phải lo lắng về địa điểm tổ chức. Với kinh nghiệp tổ chức sự kiện lâu năm, Event Bùi Dũng luôn có phương án dự phòng với không gian nhà bạt tiện nghi. Đảm bảo mang đến cho bạn sự kiện trung thu diễn ra thành công và suôn sẻ.

Bước 6: Xây dựng kịch bản kế hoạch tổ chức trung thu

Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện chính là phần cốt lõi của chương trình. Thông thường, trong kịch bản tổ chức cần có tiết mục múa lân, MC chị Hằng, chú Cuội dẫn dắt câu chuyện cho các bé. Các trò chơi dân gian. Các tiết mục hài kịch hoặc văn nghệ thiếu nhi. Diễn hề, xiếc thú, phá cỗ trông trăng,…

Tuy nhiên, có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện luôn gặp rắc rối thay đổi kịch bản. Dẫn đến kịch bản theo lối cũ, gây ra sự nhàm chán và kém thu hút người tham dự.

Vì vậy, để có một kịch bản hấp dẫn và nhiều ý tưởng, sáng tạo hơn. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi- Công Ty Cổ Phần Truyền Thông & Dịch Vụ Giải Trí Sự Kiện Bùi Dũng để được tư vấn miễn phí.

Bước 7: Dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí là rất quan trọng trong tổ chức sự kiện. Nếu kinh phí bỏ ra quá ít sẽ dẫn đến nội dung đơn sơ, thiếu hấp dẫn, không gian trang trí bị thô sơ. Nhưng nếu kinh phí quá nhiều mà hiệu quả không có dẫn đến sự đầu tư lãng phí của doanh nghiệp.

Do đó, dự trù kinh phí cần lên kế hoạch đặt sẵn, chi phí sẽ chi vào những công việc gì. Giúp cần bằng giữa chi tiêu ngân sách và hiệu quat đem lại của chương trình sau khi kết thúc.

Bước 8: Phân công công việc kế hoạch tổ chức trung thu

Trong tất cả các tổ chức sự kiện, phân công công việc là yêu tố cần thiết để sự kiện diễn ra được thuận lợi và suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và công sức cho ekip tổ chức. Nếu bạn lựa chọn event Bùi Dũng, chúng tôi sẽ phân bổ các công việc như sau:

Chuẩn bị thiết bị và nhân sự sự kiện
Thiết kế trang trí và in ấn
Chuẩn bị quà, bánh, bày biện, và trang trí mâm ngũ quả
Tiếp đón khách mời
Giám sát tổ chức và điều phối chương trình
Thu dọn và vệ sinh khu vực tổ chức sau khi chương trình kết thúc.

Hy vong bài viết trên đây sẽ mang lại cho bạn đọc cái nhìn tổng quát hơn về quy trình kế hoạch tổ chức trung thu. Còn nếu bạn đang phân vân lựa chọn công ty tổ chức sự kiện hay nhân sự sự kiện, thuê thiết bị sự kiện ở đâu? thì hãy liện hệ với chúng tôi để được tư vấn với mức chi phí phù hợp nhất.

Công Ty Cổ Phần Truyền Thông & Dịch Vụ Giải Trí Sự Kiện Bùi Dũng

42/14B Hoàng Hoa Thám, Phường 7, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Điện thoại: (028) 62941366
Hotline: 0907 823 444
Email: buidungmusic@gmail.com